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想必大家都有過這樣的感受：用微信來回傳輸文件限制在100M以內(nèi)，過期還有可能被清理；在線協(xié)同編輯文檔，溝通與編輯無法同步；用視頻會議開會，入會者一旦會議繁忙，可能還會錯過會議時間。
團(tuán)隊(duì)溝通、文檔傳遞、視頻會議、協(xié)同編輯文檔……等等這些工作，有時甚至無法在同一個平臺上同時完成，不安全且低效。這是當(dāng)下寫字樓里，機(jī)關(guān)單位，甚至教室、工地、醫(yī)院里等需要大量溝通、協(xié)同的工作者的普遍困惑。
2020年疫情的到來，多數(shù)企業(yè)盡量選擇無接觸式辦公，徹底暴露出以往企業(yè)辦公協(xié)同方式的低效率，盡管現(xiàn)有的即時通訊工具滿足了基本的企業(yè)溝通需求，但面對流程更為復(fù)雜、快速變化、信息容量大的業(yè)務(wù)時，企業(yè)辦公方式亟需突破。
讓我們重新認(rèn)識何為高效企業(yè)辦公。無論是只有十幾個成員的小團(tuán)隊(duì)，還是大型企業(yè)組織，或許都能在百度如流的平臺上找到行云流水般的AI辦公體驗(yàn)。
實(shí)測：如流辦公，體驗(yàn)如何？
在如流的左側(cè)導(dǎo)航入口下，聚合了會話、工作流（項(xiàng)目、任務(wù)、日程、應(yīng)用）、文檔、會議、通訊錄等五個標(biāo)簽，其中工作流支持項(xiàng)目管理、任務(wù)管理兩大工作臺。邏輯上，如流將文檔、會議等二級標(biāo)簽導(dǎo)航在左側(cè)展示，將文檔管理與視頻會議的入口進(jìn)行突出，降低了用戶的使用成本。
體驗(yàn)一：快速入會，不怕找不到入口，會議結(jié)束，不會一頭霧水
疫情并未完全結(jié)束的當(dāng)下，多數(shù)企業(yè)組織內(nèi)、組織外的交流，仍是以視頻會議的方式替代傳統(tǒng)面對面、人員密集型的交流方式。
這就導(dǎo)致每次開會時，參會者總是手忙腳亂，找不到會議入口，而一旦會議時間過長，無法保證整場會議的高效性。
如流重點(diǎn)對這一問題進(jìn)行了優(yōu)化。除了直接將會議標(biāo)簽提升至一級導(dǎo)航欄，降低用戶的使用成本外，用戶還可以通過如流直接發(fā)起、加入會議，不需新建或重復(fù)組建群組，大大降低了會議發(fā)起及參與成本。
而在組織會議方式上，如流基本做到了會議管理的全流程。例如，會前的時間安排與主題準(zhǔn)備，會中的會議接入及視頻流程、文件分享，以及會后的文檔上傳與會議紀(jì)要，提供歷史會議列表及詳情、文檔上傳和紀(jì)要填寫。
此外，如今還有不少用戶習(xí)慣通過傳統(tǒng)模式進(jìn)行項(xiàng)目管理，無法做到與會議并行。如果想要在會議中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)建和分配項(xiàng)目，傳統(tǒng)模式下則很困難。
針對這種強(qiáng)協(xié)作的項(xiàng)目管理模式，如流設(shè)計(jì)了一套項(xiàng)目與會議深度融合的模式，用戶在會議紀(jì)要中就可以創(chuàng)建、分配項(xiàng)目任務(wù)，在完成項(xiàng)目的同時建立高效會議的閉環(huán)。
體驗(yàn)二：無論你是組織者還是參會者，都將享有多端會議一致性體驗(yàn)
視頻會議仍是疫情以來多數(shù)企業(yè)組織使用頻率頗高的一項(xiàng)功能。除了在功能界面上有所升級外，如流還對視頻會議本身的音視頻體驗(yàn)上做了優(yōu)化。
首先是輸入會議ID功能，客戶端可通過輸入會議ID，加入目標(biāo)會議中。用戶只需輸入會議ID即可快速入會，避免沒受邀請臨時通知的尷尬。
然后是匿名入會功能，用戶無需注冊登錄，初始頁面輸入會議ID后可快速加入視頻會議。
此外，如流還對Web端進(jìn)行優(yōu)化，保證其與客戶端實(shí)現(xiàn)視頻畫面的互通呈現(xiàn)，成員列表能準(zhǔn)確雙向同步。
大家知道，如流曾憑借支撐520方堪稱業(yè)內(nèi)最大規(guī)模視頻會議的能力驚艷四座，這一次，如流還對視頻會議的布局進(jìn)行了體驗(yàn)上的優(yōu)化。當(dāng)用戶打開視頻界面，映入眼簾的不再是個四方格，還可以通過小窗口滑動隨時查看全局畫面，使整場會議更具互動性，減少與會者的疲勞感。為此，優(yōu)化之后的視頻界面，右側(cè)邊欄以成員列表與小窗口融合顯示，小窗口布局優(yōu)化為16:9，工具欄也可以根據(jù)用戶使用習(xí)慣進(jìn)行調(diào)整。
體驗(yàn)三：以卡片式看板呈現(xiàn)工作流全程，靈活協(xié)調(diào)項(xiàng)目、任務(wù)
眾所周知，項(xiàng)目管理在一個項(xiàng)目周期中扮演著相當(dāng)重要的角色。一個好的項(xiàng)目管理，足以影響項(xiàng)目是否能按既定的時間、規(guī)劃的成本、質(zhì)量等目標(biāo)順利地完成?？傮w上，項(xiàng)目功能的文檔化，體現(xiàn)的就是對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的整體把控。
如流在工作流上的最大創(chuàng)新，莫過于以卡片式的看板呈現(xiàn)項(xiàng)目與任務(wù)的各階段，包括項(xiàng)目的背景、目標(biāo)，任務(wù)的描述、背景、時間、執(zhí)行成員、周期、優(yōu)先級。例如，項(xiàng)目由各階段內(nèi)項(xiàng)目成員的不同任務(wù)組成；項(xiàng)目可以拆分成具體可執(zhí)行的任務(wù)，也可以建立獨(dú)立于項(xiàng)目的任務(wù)。任務(wù)的執(zhí)行過程和結(jié)果都會在任務(wù)中記錄和沉淀，明確每個人的個人職責(zé)。
重要的一點(diǎn)是，該功能在幫助團(tuán)隊(duì)創(chuàng)建、管理、記錄項(xiàng)目進(jìn)展全過程的同時，還可以積累全部的文檔資產(chǎn)。
體驗(yàn)四：所有上傳下達(dá)、平行溝通及傳輸?shù)奈臋n，全部記錄在案
正如上面總結(jié)的，在日常工作中，不同主題的協(xié)同方式，會產(chǎn)生不同的文檔，項(xiàng)目文檔、會議文檔、消息文檔。從文檔格式上講，還有word、excel、PPT、文件夾等等。
這些碎片的文檔，在存儲、編輯、分享過程中，明顯存在分散、雜亂的問題。
在如流的在線文檔功能可以直接新建文檔、表格、幻燈片，支持多人同時編輯，徹底解決工作群里文檔反復(fù)上傳、下載、修改、再上傳的尷尬，用戶看到的永遠(yuǎn)都是最新版。新增的“文檔”入口，用戶在項(xiàng)目、會議、消息中產(chǎn)生的各類文件將在此處對應(yīng)顯示，方便資料的分類及管理。
如流目前可以滿足將所有上傳下達(dá)、平行溝通及傳輸?shù)奈募?，全部記錄在案。這些功能為后續(xù)企業(yè)知識沉淀、內(nèi)容創(chuàng)作、協(xié)同共享的數(shù)字化資產(chǎn)升級奠定了基礎(chǔ)。
AI辦公新的打開方式
正如百度CTO王海峰談到，基于百度“AI中臺”和“知識中臺”，如流將主打企業(yè)內(nèi)部的通訊流、工作流和知識流，構(gòu)建AI時代辦公流水線。正是在這樣的思想指引下，如流正迅速進(jìn)行著迭代。
整體來看，此次如流的升級版本對企業(yè)辦公的部分場景能夠帶來比較顯著的提升效果，如視頻會議，項(xiàng)目管理，文檔等。而如何為企業(yè)提供知識和信息的全流程管理，在企業(yè)中高效流動，是更有價值并值得期待的。從這個層面來講，如流此次版本更新首先加強(qiáng)了在溝通、視頻會議、項(xiàng)目管理上與知識型文檔的融合。
理想狀態(tài)下，這部分沉淀的知識（盡管可能是一小部分知識），可以運(yùn)用起來投入到產(chǎn)品研發(fā)、銷售、運(yùn)營這種場景中，比如實(shí)現(xiàn)企業(yè)品牌傳播或商業(yè)目標(biāo)等，賦予企業(yè)創(chuàng)新生產(chǎn)力。
如流本身有具備百度自身在AI能力上的深厚積累。例如，AI通話主動降噪、自動翻譯多國語言、智能推薦會議時間，在此前的版本中尤為突出。
接下來，借助于AI的知識提取、智能檢索、自動生成摘要、內(nèi)容創(chuàng)作，或許可以在未來提升企業(yè)對對知識管理的易用性。
可以說，如流是目前市場中唯一有實(shí)力、并且看到了這一市場機(jī)會的AI辦公平臺。據(jù)了解，如流還會通過賦能的方式，將平臺上的能力通過與企業(yè)內(nèi)部與員工、客戶相關(guān)的考勤薪酬系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)進(jìn)行集成，串聯(lián)起企業(yè)現(xiàn)有的信息化模塊和數(shù)據(jù)。
百度如流此次品牌升級后的首次新版本發(fā)布，多項(xiàng)新功能到來，從重溝通的IM即時溝通、音視頻會議、項(xiàng)目管理，到重內(nèi)容的存儲、文檔協(xié)同，為AI辦公下一步知識搜索、個性化推薦、企業(yè)論壇等知識管理的方向帶來想象空間。
這也是未來AI辦公平臺應(yīng)有的打開方式，百度如流的入局將為之帶來更多可能。
（雷鋒網(wǎng)）
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